Guillaume Vallini, directeur 'avant vente' chez Asterion, spécialiste européen de la chaîne de traitement du document d'entreprise, de la gestion au marketing direct, place la dématérialisation et l'archivage au centre des enjeux de productivité des entreprises. Il s'en explique dans une tribune.

Dématérialisez ! le mot est lancé et aujourd'hui présent sur toutes les lèvres des directions des systèmes d'information. Mais qu'entendons-nous par dématérialisation ? Ce qualitatif usuellement employé semble en effet avoir un sens très différent en fonction des entreprises.

En effet, historiquement cantonné à la première étape d'acquisition (numérisation), la dématérialisation couvre aujourd'hui de nombreux domaines qui contribuent à créer une réelle valeur ajoutée au sein de l'entreprise, à valoriser son patrimoine documentaire, à le rendre plus accessible, à proposer de nouveaux services ou encore à améliorer son propre processus organisationnel.

On comprend donc bien la nécessité d'aborder les politiques de dématérialisation de manière globale afin de créer une forte valeur ajoutée et ne pas se contenter de dématérialiser des documents qui seront ensuite archivés de façon statique. Les tendances les plus visibles du moment sont, peut-être, le travail collaboratif, la dématérialisation de factures, la signature électronique ou encore l'optimisation de la relation client. Autant de domaines stratégiques qui imposent de travailler et de partager des documents dématérialisés, accessibles et personnalisables.

C'est alors qu'il convient de définir et de mettre en œuvre un processus de traitement global allant de l'acquisition par les meilleurs procédés (reconnaissance et lecture automatique de documents - RAD/LAD) jusqu'à l'archivage pour tirer pleinement parti des possibilités offertes par la dématérialisation. Mais la dématérialisation n'est pas seulement une question de technologies, elle doit tenir compte d'un ensemble de contraintes métiers, légales ou organisationnelles. Cela passe, notamment, par le respect des réglementations en vigueur pour la dématérialisation fiscale de factures, le respect des standards de sécurité, la conformité à des normes, un exemple NF Z 42-013, à des instructions (DGI) ou des recommandations (FNTC...)

C'est à ce niveau que vont se dégager les principaux gisements de productivité, cela se traduira par : une meilleure réactivité, un accès simplifié à des documents numérisés (courriers, dossiers, factures) grâce à une indexation, une qualification et des contrôles automatisés, ou encore par la mise en place d'un processus de génération et d'envoi de documentations commerciales.

Les possibilités sont infinies et permettent aux entreprises de décharger leurs collaborateurs d'étapes fastidieuses consommatrices de temps et de ressources pour les réaffecter à des missions à valeur ajoutée. Ainsi, par exemple, en mettant en place un système de dématérialisation de courriers, les entreprises peuvent sensiblement améliorer leur réactivité vis-à-vis de leurs clients et diviser par deux leurs coûts de traitements traditionnels.

Au niveau organisationnel, la dématérialisation joue également un rôle stratégique en occupant une place centrale dans le processus de travail collaboratif, en intégrant les spécificités métiers des entreprises. En
effet, une fois dématérialisé, le document est alors revalorisé et peut aisément s'insérer dans un mode de traitement et de consultation prédéfini avant d'être archivé en ligne et mis à disposition en temps réel, notamment au travers de portails web sécurisés. Cette approche, fréquemment utilisée par les 'bancassureurs' pour leurs contrats clients, est à la fois génératrice de qualité de service et d'économies significatives liées au coût de stockage.

L'archivage, et particulièrement l'archivage en ligne, est également une composante incontournable et contribue à sécuriser et à rendre aisément accessible des documents. Positionnée en bout de la chaîne de dématérialisation, cette composante joue néanmoins un rôle important, notamment depuis la loi du 13 mars 2000 qui donne au document électronique la même valeur que le document papier, mais sous conditions : le document doit notamment être établi et conservé de façon à garantir son intégrité.

Forte de ces différents éléments, la dématérialisation semble être réellement entrée dans une ère « industrielle », et répondre aux besoins de productivité des entreprises dans différents domaines.

Guillaume Vallini, Asterion