Respectivement Directeur des systèmes d'informations de la Chambre des Notaires de Paris et président de la société I-TRACING, Jacques Binard et Theodore-Michel Vrangos proposent cette tribune libre dans laquelle ils expliquent que la dématérialisation, entraînant une nouvelle façon de travailler, nécessite la traçabilité des opérations effectuées...

Le règne du ‘tout papier' est déjà loin. La dématérialisation progresse ! Elle se trouve aujourd'hui au coeur des préoccupations et des chantiers des DSI. Au-delà des technologies utilisées, la dématérialisation des flux nécessite la traçabilité pour tenir compte des contraintes métiers, légales et organisationnelles. Le remplacement des procédures papier par l'échange électronique est un enjeu à plusieurs niveaux : fiabilité documentaire, espaces de confiance, traçabilité des flux et des opérations, gestion des preuves… La chambre des notaires de Paris qui a récemment mis en place un espace sécurisé d'échange d'informations et un service de dépôt électronique, témoigne de ces nouveaux enjeux.

Une nouvelle façon de travailler

La dématérialisation des échanges et des documents se développe rapidement au sein des entreprises et des administrations, tout comme au niveau des services à la personne et plus largement du e-citoyen. Les volumes de données à conserver sont toujours plus importants par respect des règlements et dans le but de gérer les preuves électroniques opposables.

La dématérialisation des processus et des échanges, notamment dans le cadre de relations interentreprises, entraîne le besoin de traçabilité et le suivi de l'historique des opérations menées. Garder la preuve de consultations d'informations ; celles auxquelles on a accédé et celles qui ont été modifiées comme, par exemple, certains enregistrements d'une base de données, est capital. Identifier le parcours de données utilisées au sein même d'une application dématérialisée -fonctions activées, informations consultées, champs de données modifiées… par qui ? à quel moment ? -s'avère indispensable. Pourquoi ? Tout d'abord, pour respecter le cadre légal général de protection des données personnelles (CNIL) et spécifique à un métier (banque, assurance, opérateur télécoms, etc.) ; ensuite, pour gérer, rechercher et produire les éléments de l'accès et de la modification de l'information;(e-discovery, evidence dans les pays anglo-saxons et preuve en France ). Enfin, il est impératif de garantir la confidentialité et l'intégrité des informations échangées entre les parties autorisées. La traçabilité des accès et des modifications d'informations devient encore plus cruciale lorsqu'il s'agit d'applications d'espaces d'échanges sécurisés comme le sont certaines plates-formes extranet métier : plates-formes bancaires, de transactions financières, de places de marchés, etc.

Un exemple de réussite

L'Espace Notarial de la Chambre des Notaires de Paris illustre parfaitement ce propos. Cet extranet sécurisé a été développé pour permettre aux notaires parisiens d'échanger des informations confidentielles avec leurs clients entreprises. Ce peut être pour une période définie comme, par exemple, le temps d'une vente d'immeubles ou de façon récurrente dans le cas d'échanges dématérialisés entre les notaires et leurs clients institutionnels.

L'apparition de nouveaux outils, de nouveaux usages et de nouvelles obligations a entraîné une nouvelle circulation de l'information. Les études notariales sont connectées à un réseau VPN qui leur permet de bénéficier de services de messagerie électronique professionnelle, d'un accès sécurisé à Internet, d'environnements de partage d'informations, d'une plate-forme de dématérialisation des échanges avec l'administration…

Vers de nouvelles obligations

Un des premiers avantages de la dématérialisation est de rompre avec les inconvénients des échanges papier (délais, coûts, stockage, archivage) tout en permettant une communication individualisée, plus réactive et plus souple avec les clients et les partenaires.

Ainsi, via son Extranet, le notaire met à la disposition de ses clients les documents qu'il juge nécessaires au traitement des dossiers en cours, en adaptant les droits d'accès en fonction des besoins. Ses clients consultent en ligne les informations confidentielles de leurs propres dossiers et peuvent réagir et faire les remarques qu'ils souhaitent. Une trace exploitable de toutes les opérations est conservée.

Par ailleurs, comme tout chef d'entreprise, le notaire doit garantir la gouvernance de son informatique : protection des données personnelles, sécurité des données, protection des matériels, continuité d'activité en cas d'incident ou de panne, lutte contre les malveillances internes et externes, le vol, la divulgation, le détournement et la perte de fichiers. Pour tendre vers une conformité réglementaire, il doit progressivement mettre en oeuvre une politique de sécurité et de traçabilité. Il est ainsi totalement en cohérence avec sa mission d'officier public, garant de la qualité et de l'infaillibilité de ses actes.